Zukunftswerkstatt:

Mit ‚Open Space‘ in die Zukunft reisen - ein Praxisbericht zur Prozessgestaltung von Organisationen

Die Dozierenden des Systemischen Zentrums Johannes Paetzel und Silvia Vater erhielten von  ‚Vogelsberger Lebensräume'  den Auftrag, eine zweitägige Zukunftswerkstatt für die Mitarbeitenden der Organisation zu gestalten. Grund der Zuksammenkunft: Ein nicht unbeachtlicher Teil der langjährigen Mitarbeiter und Gründer wird die Organisation aus Altersgründen verlassen. Zukunftskonstruktionen sollen diesen Übergang begleiten.

Die ersten Teilnehmenden der Zukunftswerkstatt der ‚Vogelsberger Lebensräume‘ sind bereits eine Stunde vor dem eigentlichen Beginn am Tagungsort eingetroffen. Wer genau hinsieht erkennt, was der gute Grund für ihr munteres Treiben ist: Bepackt mit Flipcharts, Metaplanwand, Kisten mit Requisiten und einem Boot rücken sie in das beschauliche Seminarhotel inmitten des Vogelsbergs ein und sind freudiger Erwartung, was denn an den zwei Tagen Zukunftswerkstatt alles auf sie zukommt.

Diese Erwartung besteht zu Recht. Immerhin haben die Organisationsentwickler Silvia Vater und Johannes Paetzel mit ihrer Intervention bereits für Spannung und Bewegung im System gesorgt: Die Organisationsbereiche sollten im Vorfeld der Veranstaltung eine Aufgabe lösen – nämlich den eigenen Bereich mit Bild- und Tonmaterial vorzustellen.

„Sie glauben gar nicht was in den letzten Tagen bei uns los war“, berichtet Martina Kutzner aus dem Sekretariat, die einen Großteil der Organisation der Zukunftswerkstatt mitgetragen hat, „die Gruppen haben im Geheimen sehr viel Zeit nach Feierabend miteinander verbracht und es durfte nichts nach außen dringen!“

Auch der Verwaltungsdirektor der Eichhof-Stiftung Lauterbach, zu der die Organisation gehört, nahm am ersten Tag teil. Vermutlich trug das, neben dem Wissen um die Qualität der Beiträge, zur Vorfreude und Spannung der Teilnehmenden bei.

Film ab!
Los geht es pünktlich um halb 10 mit einem beeindruckenden Film über die Entstehungsgeschichte der Organisation, der von einem der Mitarbeiter selbst geschnitten und produziert wurde. Im Beitrag wird die amtierende Leitung bereits in den 90er Jahren vom Hessischen Rundfunk zu ihrem innovativen Ansatz interviewt. Die Gesichter der anwesenden Kolleg*innen schwanken kontinuierlich zwischen Freude, Stolz und auch der ein- und anderen Träne über die Mühe, die so manche Entwicklungsschritte mit sich gebracht haben. Tosender Applaus macht anschließend Platz für die nun folgende Eröffnungsansprache der Leitung, in der noch einmal der gute Grund für diese Zusammenkunft erläutert wird: ein nicht unbeachtlicher Teil der langjährigen Mitarbeiter und Gründer wird in den kommenden Jahren die Organisation aus Altersgründen verlassen. Es ist Zeit, um sich jetzt mit Zukunftskonstruktionen zu befassen, die diesen Übergang begleiten.

Das Moderatorenteam übernimmt nun den Prozess und wird Zeuge, mit welcher Leidenschaft und Intensität sich die insgesamt acht Bereiche der Organisation seit Monaten vorbereitet haben und sich in den folgenden sechs Stunden ihren Kolleg*innen vorstellen.

Sichtbar: Das Potenzial der Mitarbeiter*innen
Mal bunt, laut und tanzend, mal darstellend mit kritischen Worten in Richtung Stiftung und mal wie im echten Leben in einer Teamsitzung zeigt sich das bis dato noch im Verborgenen liegende Mitarbeiterpotenzial der Organisation im Rampenlicht. Man erkennt, was die Seele dieser Organisation ausmacht und für was die Kolleg*innen jeden Tag brennen.

Nach einem gemeinsamen Mittagsessen und Zeit zum Austausch und Begutachten der mitgebrachten Vorstellungen erhalten die Teams nun den Auftrag, sich den einzelnen Bereichen über eine „wertschätzende Erkundungstour“ zu widmen und Komplimente zu verteilen, sich Kompetenzen und Fähigkeiten auszuleihen und Fragen an die KollegInnen zu formulieren.

Ein endorphinreicher Tag nimmt mit dem Austausch und Beantwortung der Fragen im Plenum (fast) sein Ende. Immerhin ist das bezahlte Hotelzimmer ein Garant für einen langen Abend.

Tag 2
Das Setting ist verändert. Der Raum hat eine neue Anordnung und anstelle der vielen Präsentationen der Organisationteile finden sich nun in jeder Ecke Arbeitssettings, es spielt anregende Musik im Hintergrund und die Vorbereitungen für den Sprung in die Zukunft sind gemacht.

Besuch aus der Zukunft: Dr. Brown
Nach einem feurigen Impulsvortrag von Silvia Vater zur Organisationsform der Zukunft erscheint ungeahnt „Dr. Brown“ (bekannt aus „Zurück in die Zukunft I-III“), der zur Überraschung der Teilnehmenden nach seinem Freund und zeitreisendem Kollegen Marty McFly sucht. Nach einem kurzen Dialog mit Silvia Vater und einigen systemischen Fragen ─ z.B. was er der Gruppe aus seiner Perspektive des Zukunftsreisenden mit auf den Weg geben kann ─ verschwindet er genauso schnell wie er aufgetaucht ist wieder in der Zeitmaschine… Los geht’s mit ‚Open Space‘¹!

Die anregenden Diskussionen in jedem Arbeitsfeld, und auch an dem Feld „…für ungeahnte Ideen und Gravitationsexpert*innen“, lassen erahnen, welches kreative Potenzial hier entfacht wurde. Zur Mittagspause ist klar – es wird nochmal spannend.

Denn ganz so rund lief es bis dato doch nicht. Ein paar Kritiker und „Das geht doch nicht, weil…“-Monster hatten sich in die Köpfe der Mitarbeiter*innen geschlichen und für Stagnation im Denken gesorgt. Durch eine beherzte „Mülleimer“-Intervention konnten diese energieraubenden Gesellen aber verbannt werden. Nach einem ‚Walk-to-talk‘ zur Mittagsaktivierung nahm der Prozess wieder volle Fahrt auf.

Am Ende haben sich 10 Gruppen mit ihren Zukunftsvisionen präsentiert. Von neuen Arbeitsmodellen über eine freigewählte Leitung bis hin zu ganz pragmatischen Ansätzen wie einer selbstbestimmten (Einzel-) Supervision waren ausnahmslos umsetzbare Ideen dabei. Alle Mitarbeiter*innen und das Leitungs- & Steuerungsteam waren begeistert.

Mit der Verabschiedung bekamen alle Teilnehmenden ein kleines Blumenpräsent. Doch was den Moderatoren im Herzen bleibt ist mit welcher Wärme, Leidenschaft und Inbrunst sich dieses System auf den Weg gemacht hat, um seine Zukunft zu gestalten. „Menschen in ihrer Entwicklung zu begleiten und ein Teil eines so bedeutsamen Schrittes dabei zu sein macht mich stolz“, berichtet Johannes Paetzel im Nachgang.

¹ Open Space (Englisch für „offener Raum“) oder Open Space Technology ist eine Methode der Großgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen. Sie eignet sich für Gruppen ab etwa zehn Teilnehmenden. Charakteristisch ist die inhaltliche Offenheit: Die Teilnehmer geben eigene Themen ins Plenum und gestalten dazu je eine Arbeitsgruppe. In dieser werden mögliche Projekte erarbeitet. Die Angehörigen der Arbeitsgruppen können ihre eigene Gruppe auch verlassen und sich bei anderen umschauen und dort auch Input geben. Die Ergebnisse werden gesammelt und im Plenum präsentiert.

Das Wichtigste in Kürze:

Methode: Open Space
Ziel: Kreativität Raum und Zeit geben
Besonderheit: Ideenmanagement durch Selbstorganisation
Formen: Eigenständige Konferenz, Dauer: 2-3 Tage
Für wen geeignet: Heterogene Gruppen
Teilnehmerzahl: Ab zehn Personen

Anwendungsbereich: Führungskräfte wollen eine Entscheidung nicht alleine fällen, sondern den Einfallsreichtum der unterschiedlichen Mitarbeiter*innen nutzen.

Quellen:
Open Space aus der Wikipedia Enzyklopädie: http://de.wikipedia.org/wiki/Open_Space

Harrison Owen: Expanding our Now, deutsch: Die Erweiterung des Möglichen – Die Entdeckung von Open Space. Klett-Cotta: Stuttgart 2001. ISBN 3-608-94012-X